As reuniões de alinhamento entre setores fazem parte da rotina da maioria dos trabalhadores de uma empresa. É importante que sejam reuniões produtivas, caso contrário, apenas desperdiçarão o tempo de todos os participantes.

Você sabe como tornar uma reunião produtiva e otimizá-la ao máximo para que não se perca tempo e, consequentemente, dinheiro? Essa é uma tarefa fácil, mas que demanda um pouco de organização e foco. Confira no post de hoje 4 dicas que selecionamos e melhore suas reuniões!

1. Elabore a pauta antecipadamente

O trabalho começa muito antes do início da reunião. Para se realizar reuniões produtivas é fundamental que se faça um checklist e que a pauta seja definida com antecedência e encaminhada a todos os participantes, para que possam se preparar, gerar relatórios e pensar em soluções pertinentes a um determinado tema.

No momento da construção da pauta, é fundamental que se defina quais são os assuntos principais e em qual ordem serão discutidos, mantendo o foco no que é mais importante e evitando o desvio do tema que está sendo analisado ou discutido.

2. Defina o cronograma

Outro fator de suma importância para se realizar reuniões produtivas é a definição de um cronograma com o horário de início da reunião, horário de encerramento e uma estimativa de tempo que será utilizado para tratar de cada tópico existente na pauta.

O horário mais indicado para a realização de reuniões é na parte da manhã, quando todos ainda estão com a “cabeça fresca”, o que permite as ideias e pensamentos fluírem com mais facilidade.

É fundamental que estejam presentes apenas as pessoas que estão envolvidas no projeto. Se o assunto for de interesse de toda a equipe, a melhor solução é convidar apenas os líderes destes grupos que, posteriormente, deverão repassar o que foi definido na reunião.

3. Escolha o profissional que conduzirá a reunião

Escolher uma pessoa (pode ser você mesmo) para conduzir a reunião é fundamental, pois ela ficará responsável pelo cumprimento do cronograma proposto na pauta, além de “puxar” o foco de volta para as questões principais da reunião, já que a dispersão de assunto é algo que ocorre com frequência em reuniões pouco produtivas.

Algo que também precisa estar bem claro a todos os participantes da reunião é que aquele não é o momento para sermões e sarcasmos entre os participantes. Se alguma atitude do tipo for necessária, deverá ser feita em momento propício. Lembre-se: vocês estão ali para resolver uma determinada questão ou problema.

4. Faça o registro da reunião

Para que não restem dúvidas após a reunião, confeccione uma ata da reunião com todas as informações discutidas, as soluções encontradas e quais serão os próximos passos a serem dados. Essa ata deverá ser encaminhada a todos os participantes após o término da reunião.

Organizar reuniões produtivas não é tão complicado: basta planejamento, a escolha coerente de data e hora, a definição dos tópicos a serem discutidos e a escolha do colaborador que a conduzirá. O registro da reunião, por meio de ata, também é importante para que os tópicos discutidos sejam documentados para consultas no futuro.

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